Więcej argumentów nie zawsze oznacza mocniejszą pozycję
Długi dokument może mieszać fakty, podstawy kontraktowe, przypuszczenia i negocjacyjne postulaty. Im więcej niespójnych tez, tym więcej punktów, które druga strona może podważyć.
Pismo jest narzędziem działania
Dobra korespondencja powinna jasno wskazywać zdarzenie, odpowiedzialność, podstawę kontraktową, skutek, zachowane prawa, oczekiwane działanie i materiał dowodowy. Jej forma zależy od celu: notyfikacja, wezwanie, stanowisko, roszczenie i dokument negocjacyjny nie są tym samym.
Chronologia i związek przyczynowy są ważniejsze niż retoryka
Najsilniejszy argument nie wynika z tonu, lecz z możliwości prześledzenia drogi od faktu przez obowiązek do skutku. Każdy istotny wniosek powinien mieć źródło i rolę w strategii.
Redakcja jest elementem kontroli ryzyka
Skrócenie pisma nie oznacza uproszczenia sprawy. Dobra redakcja usuwa powtórzenia, oddziela argumenty główne od rezerwowych i ogranicza niezamierzone ujawnienie informacji.
Dobra korespondencja nie ma być najdłuższa. Ma zachować właściwą podstawę i wywołać właściwe działanie.